Глава 4. Системный подход к анализу организаций — Учебное пособие Иваново 2001 удк 658. 01 (075)

^
Многие ученые внесли весомый вклад в теорию организации, и концепция каждого из них может рассматриваться как самостоятельный подход. Приверженцы классического подхода акцентируют внимание на структурных факторах, функциях или видах деятельности, необходимых для достижения целей. По мере определения задач и их последующей группировки формируются рабочие места, отделы и другие подразделения в целях эффективной специализации и координации деятельности в рамках физически нормальной загрузки руководителей. Далее формируется система координации путем установления соподчиненности работников и границ их ответственности в иерархии управления. Для этого подхода характерны попытки разработать правила (так называемые принципы организации), действующие как критерии построения организации.Представители школы человеческих отношений наряду со сторонниками более или менее научно обоснованного бихевиорального подхода выдвигают на первый план проблемы мотивации поведения людей, руководства, группового и внутригруппового поведения. На основе оценки социально-психологических последствий различных организационных перемен предлагаются рекомендации по совершенствованию управленческих процедур, политики по созданию такого организационного климата и такой структуры, которые стимулируют совместные усилия работников для достижения целей организации. Вообще говоря, координация деятельности людей не может быть эффективной, если они не желают сотрудничать, и такая кооперация не возникает автоматически, но ее возникновению может способствовать организация. Сторонники системного подхода к исследованию организационных систем исходят из того, что любая организация есть система, каждый из элементов которой имеет свои определенные и ограниченные цели. Соответственно этому задача управления сводится к интеграции системообразующих элементов, которая может быть достигнута при условии, что каждый руководитель к решению относящихся к сфере его компетенции вопросов станет подходить с точки зрения системного анализа. Главная задача системного подхода состоит в оптимальном повышении эффективности работы организации в целом, что не обязательно означает оптимизацию деятельности всех без исключения ее элементов.Суть системной концепции управления предприятием может быть выражена через следующие два условия управленческой деятельности. 1. Интересы одного из элементов системы не должны противоречить интересам всей организации.2. Организация функционирует в окружающей среде, которая обусловливает возникновение противоречивых целей элементов системы.Возникновение системного подхода является своеобразным отражением методологического кризиса как «классической теории» организации, так и доктрины «человеческих отношений». Формирование этого направления также произошло под влиянием усложнения хозяйственных связей и возникновения супергигантских монополий. В соответствии с системным подходом организация рассматривается как комплексная система, включающая в свой состав частные подсистемы.Относительно выделения подсистем не существует единого мнения. Некоторые авторы в качестве подсистем выделяют индивида, формальную структуру, неформальную структуру, неформальную организацию, статусы и роли, а также физическое окружение. Другие авторы выделяют функциональные подсистемы (планирование, организация, контроль и т.д.). В подсистеме планирования в свою очередь можно выделить подсистемы оперативно-производственного планирования, плановых нормативов и т.п.При необходимости можно рассматривать и анализировать взаимодействие производственной, финансовой, кадровой, маркетинговой и других подсистем.
С точки зрения оценки эффективности системный подход дает возможность рассматривать организацию как систему вход/выход. Большинство теоретиков системного подхода представляют организацию как сложную систему затраты-производство-выпуск. Организация отделена от своей среды прозрачной границей. Через эту границу проходят сделки, которые дают возможность организации обеспечивать человеческие, финансовые и материальные ресурсы. Внутри организационных границ взаимодействующие подсистемы преобразовывают эти ресурсы в окончательный продукт, требуемый среде. Продукция проходит через границу организации, возобновляя цикл затраты-производство-выпуск.
В связи с этим важно подчеркнуть главную особенность хозяйственной организации как системы – ее особое единство с внешней средой (окружением). Под окружением понимается все то, что находится вне данной организации и оказывает на нее существенное влияние. Однако если система, испытывая такое влияние, может сама достаточно сильно воздействовать на какой-либо внешний элемент, то такого рода управляемый компонент не следует относить к среде, а необходимо включать его в саму систему.Системный подход к организации требует точного выделения «полюсов» системы, т. е. входов и выходов, связывающих ее с внешней средой (в отличие от внутрисистемных связей, выражающих отношения внутренних компонентов системы). Это вызывает необходимость определенным образом описывать внешнюю среду организации, выделяя в ней те компоненты, которые существенны с точки зрения их влияния на систему.Нужно иметь в виду, что внутренняя структура производственно-хозяйственной организации находится под сильным влиянием структуры ее окружения. При этом внутри организации ее отдельные подсистемы могут иметь самостоятельные связи с тем или иным органом внешней среды.
Сложность структуры организации выдвигает на первый план необходимость изучения взаимодействия подсистем. Поэтому основным понятием при исследовании такого взаимодействия является понятие «связи» или «связующих процессов». Выделяются три типа основных связующих процессов: коммуникация, равновесие и принятие решений. Подробно содержание данных понятий будет рассматриваться далее, здесь же отметим, что система коммуникаций образует строение, конфигурацию организаций, посредством коммуникаций осуществляется контроль и координация деятельности.
Системный подход появился на свет, с одной стороны, в результате обобщения опыта специалистов по исследованию операций, а с другой—вследствие развития общей теории систем, теории автоматического управления и кибернетики, давших методологический аппарат для связи в единое целое разнородных управленческих задач. Как подчеркивается в многочисленных изданиях по вопросам организации и управления, системный подход имеет важное значение при обосновании управленческих решений в самых различных областях, в том числе в военной, промышленной, коммерческой, финансовой и др. Является общепризнанным, что системная методология представляет собой наиболее упорядоченную надежную основу для управления сложными сферами взаимосвязанной деятельности, позволяя вскрывать и анализировать составляющие систему компоненты и последовательно сочетать их друг с другом. Сущность системного подхода сводится к следующему: 1) формулирование целей и выяснение их иерархии до начала какой-либо деятельности, связанной с управлением, и в частности с принятием решений; 2) получение максимального эффекта в смысле достижения поставленных целей при минимальных затратах путем сравнительного анализа альтернативных путей и методов достижения целей и осуществления соответствующего выбора; 3) количественная оценка (квалификация) целей, методов и средств их достижения, основанная не на частичных критериях, а на широкой и всесторонней оценке всех возможных и планируемых результатов деятельности. Наиболее широкая трактовка методологии системного подхода принадлежит профессору Людвигу фон Берталанфи, выдвинувшему еще в 1937 г. идею «общей теории систем» [13]. Предмет «общей теории систем» Берталанфи определяет как «формулирование и вывод тех принципов, которые действительны для «систем» вообще». «Следствием наличия общих свойств систем, – пишет он, – является проявление структурных подобий, или изоморфизмов, в различных областях… Это соответствие вызвано тем обстоятельством, что данные единства можно в некоторых отношениях рассматривать как «системы», т. е. комплексы элементов, находящихся во взаимодействии… Фактически аналогичные концепции, модели и законы часто обнаруживались в весьма далеких друг от друга областях, независимо и на основании совершенно различных фактов».
Системная концепция появилась в литературе о менеджменте примерно 60 лет назад, но лишь сравнительно недавно ее использование стало определяющим при изучении организации. Понятия организация и система трактуются вместе с того момента, когда Бернард [26] построил свою теорию относительно эквивалентности систем и организаций, в которой утверждал, что концепция системного подхода наиболее полно воплощается в определении формальной организации как системы сознательно соединенных действий или усилий двух или более людей.
Для иллюстрации сути системного подхода к анализу организаций рассмотрим проблемы, связанные с принятием решения на предприятии о том, какие изделия должны производиться и в каком количестве.Производственные подразделения предприятия, несомненно, предпочли бы производить ограниченную номенклатуру в довольно больших количествах с тем, чтобы минимизировать количество используемого оборудования. Такая политика приводит к большим запасам нескольких изделий.Коммерческий персонал, с другой стороны, хотел бы иметь большое количество различных изделий в запасе, что гарантирует своевременную поставку потребителям любого изделия. Финансовый менеджер считает, что большие запасы связывают деньги, которые могли бы быть использованы более эффективно в другом месте, и в связи с этим будет настаивать на минимизации запасов.С точки зрения начальника отдела кадров, желательны постоянные уровни производства, которые позволяют избежать набора новых рабочих в связи с кратковременным ростом выпуска продукции и увольнения персонала в периоды снижения производства продукции. Таким образом, можно идентифицировать цели почти каждой функциональной единицы организации в связи с принятием решения относительно этой простой тактической проблемы.Та же самая ситуация может существовать на более низком уровне управления (в любой функциональной подсистеме организации). Производственные подразделения должны постоянно балансировать между скоростью производственного процесса и количеством дефектных изделий, которых не выявляются контрольными службами. Служба маркетинга также причастна к этой проблеме в связи с претензиями потребителей и снижением объема продаж.Действительно, всегда, когда "рабочая сила" в организации разделена, проблема эффективного объединения всех ресурсов первостепенна, и это может быть достигнуто, если только менеджеры понимают и используют системный подход к "системе", которая является их областью деятельности. Конечно, это означает, что некоторая функциональная единица в пределах организации не имеет права достигнуть индивидуальных целей, что лучше всего для целого – обязательно не лучше всего для каждого компонента системы.Таким образом, для рассматриваемого примера, хотя затраты производственных подразделений могут увеличиваться при производстве широкой номенклатуры изделий, это может привести к росту прибыли, так как все заказы будут удовлетворены.

1. Взаимосвязь и взаимозависимость объектов и их признаков.
Система есть набор взаимосвязанных и взаимозависимых частей, составленных в таком порядке, который позволяет воспроизвести целое.Изучение организации на принципах системного подхода предполагает рассмотрение совокупности элементов или объектов (целей) в системе, взаимосвязи, существующей между различными элементами, и их взаимозависимости. Несвязанные и независимые элементы никогда не могут составлять систему.С позиций системного подхода организация – прежде всего целостный комплекс взаимосвязанных элементов. Она обладает свойством организованной сложности:
каждый элемент должен рассматриваться в отношении ко всем другим;
изменение в одном из элементов в большей или меньшей мере влияет на все остальные;
в конечном счете цепь изменений, вызываемых изменениями в одном элементе, оказывает обратное влияние на этот последний (замкнутость контуров связи), и поэтому сложную систему невозможно исследовать по методу цепных подстановок факторов.
Системный подход состоит в выявлении взаимосвязей между элементами системы на основе ее комплексного, структурного описания. Моделирование при этом основано на «принципе грубости» описания систем, в соответствии с которым учитываются не все без исключения связи и отношения, а лишь те изменения факторов, которые оказывают существенное влияние на конечные результаты деятельности системы.
2. Иерархия. С точки зрения теории систем явление иерархии можно определить как разноуровневое распределение частей (элементов) целого по степени общности их функций (свойств). Организации как сложные системы состоят из подсистем, и этот факт (нахождение системы в рамках другой системы) понимается как иерархический принцип построения систем.
Например, промышленное предприятие включает проектно-конструкторскую и технологическую подсистему, подсистемы снабжения и сбыта, производства, финансов и др. В системе управления предприятием можно выделить подсистему планирования, в которой в свою очередь выделяются подсистемы оперативно-производственного планирования, плановых нормативов и т. п.Каждая из них может быть и дальше представлена как совокупность соответствующих элементов. В целом совокупность всех названных элементов образует иерархию хозяйственных систем.Структура любой системы имеет значения для регулирования. Простые структуры (с немногими компонентами) обычно более легко управляемы, чем более сложные (с многими взаимодействующими компонентами).Важной особенностью хозяйственной системы является то, что она всегда рассматривается как элемент системы более высокого порядка (суперсистемы), по отношению к которой данная организация является в той или иной степени управляемой и контролируемой подсистемой.С точки зрения принятия решений иерархия означает субординацию членов организации в принятии решений и проявляется в вертикальном разделении труда (распределении и закреплении управленческих и исполнительских функций).В чистой иерархической структуре с тотальной соподчиненностью между членами организации все решения зависят в конечном счете от «верхов». «Верхи» получают сведения о результатах действий всех подгрупп и направляют им правила и инструкции, выполнение решений обеспечивается через систему контроля.Примером неиерархической системы могли бы быть чисто конкурентные рынки, где все решения принимаются на базе договорного соглашения, заключаемого в явной или неявной форме между участниками с равными правами. В реальном мире экономические организации расположены между двумя этими крайностями.
3. Дифференцирование. В сложных системах специализированные единицы исполняют специализированные функции. Это дифференцирование функций компонентами – характеристика всех систем – и позволяет центральной системе приспособиться к окружающей среде.
Дифференцирование применительно к организациям выражается в форме горизонтального разделения труда, которое позволяет специализировать деятельность сотрудников, повышать производительность труда и качество работы. Горизонтальное разделение труда требует создания специализированных подразделений (отделы, управления, службы и т.д.). Наиболее ярким примером горизонтального разделения труда в организациях является специализация персонала по направлениям деятельности:
НИОКР;
производство;
снабжение;
маркетинг;
финансы;
кадровое обеспечение.
4. Целеполагание. Хозяйственную организацию как систему характеризует целенаправленность ее функционирования и развития.
Люди объединяются в организации только потому, что порознь они не могут достичь своих индивидуальных целей. Поэтому при достижении собственных целей они вынуждены двигаться по цепочке: объединение в организации – достижение целей организации – распределение результатов деятельности – достижение индивидуальных целей.Исходя из этого, можно сделать вывод о наличии собственных целей организации, отличных от целей людей, ее составляющих. Одной из таких целей, присущих всем организациям, является выживание организации. В общем случае цели организации могут быть определены как некоторые желаемые состояния (значения) отдельных характеристик организации в будущем, достижение которых является для нее желательным и на достижение которых направлена ее деятельность [11,с.116]. Важность установления целей организации связана с тем, что основной задачей управления организацией является именно достижение целей. Неправильный выбор целей приводит к тому, что могут решаться не те проблемы, которые следовало бы решать. Это может принести организации гораздо больше ущерба, чем использование неправильных способов достижения правильно выбранных целей.В процессе управления организацией цели выполняют ряд существенных функций:
являются основой для процессов планирования и организации деятельности, мотивации и контроля;
определяют способы повышения эффективности организации;
лежат в основе принятия любого решения;
используются для установления конкретных плановых показателей.
Экономическая организация как система представляет собой механизм для решения проблем, возникающих в связи с необходимостью достижения определенных целей. Это значит, что ее функции и внутренняя структура должны быть прямо и непосредственно увязаны со структурой целей.Определение целей организации может быть осуществлено только после установления миссии и стратегии ее развития. Их результатом является определение приоритетов, которых придерживается организация при выработке целей, определяющих желаемое состояние, к которому она стремится. Решающую роль в их формировании играет руководство организации. В зависимости от ситуации и организационной культуры в формировании целей организации могут принимать участие ее работники, деловые партнеры, эксперты, потенциальные потребители, а также и другие субъекты, которые могут влиять на выработку стратегии или могут быть заинтересованы в развитии организации.Считается [6,с.34], что организации не могут сформулировать исчерпывающего перечня своих целей. Тем не менее их можно сгруппировать, по крайней мере, на экономические и неэкономические. К неэкономическим целям можно отнести, например, создание благоприятного имиджа организации. Для формулирования целей и выражения их в виде определенных показателей считается целесообразным определить наиболее существенные области деятельности и стратегические задачи, связанные с положением на рынке; реализацией инноваций; использованием ресурсов; доходностью и т.д.Конкретное выражение целей зависит от многих факторов: от специфических экономических, социальных, научно-технических задач общества на определенных этапах, а также объективной сущности рассматриваемой хозяйственной организации и ее места в общественном разделении труда (что приводит к типизации целей) до конкретной ситуации, складывающейся в системе (отсюда вытекает определенное варьирование целей).Большое влияние на формулировку целей оказывает и характер решаемой задачи, будь то состояние долгосрочного плана хозяйственного развития, формирование организационной структуры управления или выбор наилучшего варианта выполнения плана использования наличных ресурсов и т. п.В любой организации, имеющей несколько структурных подразделений и несколько уровней управления, складывается иерархия целей. Иерархия целей в организации фактически устанавливает структуру организации и обеспечивает ориентацию всех подразделений на достижение целей верхнего уровня. Если иерархия целей построена правильно, то каждое подразделение, достигая своих целей, вносит необходимый вклад в достижение общеорганизационных целей.Многоцелевой характер хозяйственных систем обусловлен также тем, что в их основе лежит деятельность трудовых коллективов, состоящих из многих индивидуумов, сознательно объединившихся для совместной работы. Их деятельность регламентируется требованиями и ограничениями, общими для всей организации, но непосредственно перед каждым из них ставятся задачи, направленные на достижение разных подцелей, будь то разработка новой продукции, выполнение текущего производственного плана, освоение мощностей или др. В связи с разделением ответственности за отдельные участки деятельности члены коллектива по-разному осознают содержание и важность различных целей и подцелей хозяйственной организации. Разделение организации как сложной системы на относительно самостоятельные подразделения требует постановки множества специфических целей перед каждым из таких подразделений. Эти цели, взаимно дополняя друг друга, могут иметь различную формулировку, но по социально-экономической сути они не являются противоречивыми.
5.Регулирование. Если организация есть система взаимозависимых и взаимосвязанных специализированных подсистем, то для формулирования и достижения общеорганизационных целей необходимо регулирование их деятельности.
Регулирование (управление) деятельности подразумевает наличие плана действий, которого придерживаются, а возникающие отклонения устраняются. В связи с этим принципиальное значение для функционирования организаций имеет обратная связь. Обратная связь – необходимое условие эффективного контроля и управления. Открытые системы постоянно получают информацию из своего окружения. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению отклонений от принятого курса. Здесь под обратной связью понимается процесс, позволяющий часть выходной продукции получить обратно в систему в виде информации или денег для модифицирования производства той же выпускаемой продукции или налаживания выпуска новой продукции.
6. Общепризнано, что организации являются открытыми системами, выживание которых зависит от взаимодействия с внешним миром. В теории управления совокупность объектов и процессов, находящихся вне организации, обычно определяется как внешняя среда организации.
Классический и другие более ранние подходы сосредоточивали в основном свое внимание на внутренних характеристиках организации (технологии управления, создании эффективных структур, использовании людских ресурсов). Это было оправдано тем, что именно эти характеристики в то время были определяющими с точки зрения эффективности и выживания организаций.Сегодняшние быстрые изменения внешней среды заставили обратить внимание на проблему приспосабливаемости и эволюционирования организации как основного средства обеспечения жизнедеятельности организаций. Нужно иметь в виду, что внутренняя структура экономической организации находится под сильным влиянием структуры ее окружения. При этом внутри организации ее отдельные подсистемы могут иметь самостоятельные связи с тем или иным органом внешней среды.Это вызывает необходимость определенным образом описывать внешнюю среду организации, выделяя в ней те компоненты, которые существенны с точки зрения их влияния на систему.Для облегчения анализа факторы внешней среды достаточно условно можно подразделить на факторы прямого воздействия и факторы косвенного воздействия.Факторы внешней среды прямого воздействия оказывают непосредственное влияние на деятельность организации и испытывают на себе прямое влияние деятельности организации. Как указывается в [15,с.116], к этим факторам относят поставщиков, потребителей, конкурентов, деятельность органов государственной власти.Факторы внешней среды косвенного воздействия могут не оказывать прямого немедленного воздействия на функционирование организации, но естественно влияют на ее развитие. К ним обычно относят общее состояние экономики, научно-технический прогресс, социально-культурные и политические перемены и т.п. Все факторы внешней среды взаимосвязаны и взаимодействуют между собой.Взаимосвязанность факторов внешней среды – это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Так, например, рост тарифов на электроэнергию неизбежно приведет к росту цен на товары и услуги, потребляемые организацией. В то же время это может способствовать развитию энергосберегающего оборудования и технологий, делать более эффективными установку приборов учета и контроля за энергопотреблением. Одним из следствий этого обстоятельства является признание необходимости более тесной координации деятельности различных подразделений организации и использования организационных структур, построенных на принципах, отличных от рекомендаций классического подхода.Также очевидна взаимосвязь между сложностью организационной структуры и числом факторов внешней среды, на которые организация должна реагировать и которые должна учитывать в своей деятельности. При использовании различных технологий, большого количества материалов и комплектующих изделий, взаимодействии со многими поставщиками и потребителями определение наиболее эффективной структуры организации представляет сложную задачу.Другой характеристикой внешней среды является ее подвижность, т.е. скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. В разных отраслях эти изменения различны. Менее очевидным, но более существенным для взаимодействия между структурными подразделениями организации является то обстоятельство, что подвижность факторов внешней среды будет различной для различных отделов и служб. Это требует неодинаковых подходов к построению информационных систем, подбору персонала и технологии принятия решений в различных подсистемах организации.Технология принятия решений, а следовательно, и структура организации также зависит от неопределенности внешней среды, которая проявляется в количестве информации о каком-либо параметре внешней среды.Анализ факторов внешней среды требует определения границ организации как системы, поскольку без границы не существует системы, и граница или границы определяют то, где начинаются и заканчиваются системы или подсистемы. Границы могут быть физическими, иметь психологическое содержание через такие символы, как названия, форма одежды, ритуалы. Концепция границ требуется для более углубленного понимания систем. Тем не менее определить границы организации не всегда просто. Деятельность компании в рамках системного подхода требует учета людей и групп, которые формально не входят в структуру организации.Многие организации имеют управленческую команду, в которую входят аудиторы, юристы, банкиры, брокеры и люди других специальностей, люди, которые никогда не состояли в штате организации. В некоторых случаях эти внешние эксперты консультируют с такой регулярностью, что они становятся реальной частью системы управления организации.
7. Производственные организации представляют собой самоорганизующиеся системы, которые не только вырабатывают режимы осуществления организационно установленных хозяйственных процессов исходя из поставленных целей, но и развиваются, т. е. перестраивают свою структуру для того, чтобы меняющиеся цели достигались наилучшим образом.
Процесс развития производственно-хозяйственной организации характеризуется структурой ее жизненного цикла. Существование любой системы оправдано до тех пор, пока актуальны цели, во имя которых она создана.Период, в течение которого система проходит такие стадии, как создание и освоение, использование, модификация, повторное использование, ликвидация, носит название жизненного цикла.Исследование жизненного цикла системы приводит к целому ряду важных выводов.1. Он ориентирует на периодическую перепроверку специфических целей организации, на постановку вопроса о целесообразности существования в том виде, в каком она создавалась первоначально.2. На отдельных стадиях жизненного цикла организации ее функции имеют различную важность для эффективной работы. Это вызывает необходимость пересматривать приоритет различных функций на каждой стадии жизненного цикла организации.3. Необходимо заблаговременно начинать работу по созданию и освоению новой продукции, с тем чтобы избежать снижения эффективности работы предприятия на стадии морального старения выпускаемых изделий.4. Важно периодически и своевременно корректировать структуру организации, упразднять органы, выполнившие свою задачу, своевременно вводить новые подразделения, идти на создание временных целевых структурных единиц для решения определенных проблем, выделять специалистов для проведения углубленного анализа состояния дел и разработки перспектив развития и т. п.
^

Оцените статью
Добавить комментарий