Обмен данными в MS Excel

Концепция обмена данными является одной из основных концепций среды Windows. Между объектами, которые обрабатываются различными прикладными программами, создаются информационные связи, например, между таблицами и текстами. Эти информационные связи реализованы динамически, например, копия таблицы, встроенная в текст, будет обновляться (актуализироваться) всякий раз, когда в ее оригинал вносятся изменения.
К сожалению, не все приложения поддерживают механизм обмена данными, но программа Excel относится здесь к лидерам. Она поддерживает новейший стандарт в обмене данными, который называется OLE 2.0 (Object Linking and Embedding).
Переведите указатель ячеек в левый верхний угол свободной области рабочего листа "и вызовите директиву Object из меню Insert. Программа Excel выдает список объектов, которые можно включить в таблицу и во что у системы есть соответствующие программные обработки. Содержание этой списка зависит от набора программ , установленных в системе Windows. Выберите из списка объект Paintbrush Picture и щелкните по командной кнопке OK.
После этого вызывается графический редактор Paintbrush, где можно сделать рисунок или выбрать готовый с помощью директивы Paste from из меню Edit. В диалоговом окне этой директивы выберите файл с нужным рисунком и загрузите их в окно редактора. Затем вызовите директиву Exit & Return из меню File, чтобы выйти из графического редактора и вернуться к программе Excel.
При выходе редактор спрашивает, создавать или динамическую связи с этим рисунком. Здесь следует ответить Yes. Тогда возникает динамическая информационная связь (в стандарте OLE) между рисунком на рабочем листе и графическим редактором. Рисунок появляется на рабочем листе в указанном месте рядом с таблицей. Дважды щелкните левой кнопкой мыши внутри рамки, в которой находится рисунок. После этого автоматически запускается графический редактор Paintbrush, у него с этим рисунком была установлена ​​информационная связь.
Теперь в рисунок можно внести изменения, используя средства, предоставляемые графическим редактором. В заключение нужно вызвать директиву Exit & Return из меню File, чтобы выйти из графического редактора и вернуться к программе Excel. При выходе редактор снова предлагает сохранить информационную связь. Здесь также нужно выбрать ответ Yes. После этого управление возвращается программе Excel, и измененный рисунок появляется в том месте рядом с таблицей.
Запустите программу Excel и промаркируйте таблицу, в которой находятся нужные данные. Затем щелкните на основной панели по 5-й пиктограмме. Программа Excel скопирует таблицу в буфер промежуточного хранения среды Windows.
Завершите работу с программой Excel и вызовите текстовый редактор WinWord вместе с документом. Щелкните мышью там текста, где требуется вставить таблицу. Затем на основной пиктографической панели редактора щелкните по пиктограмме вставки из буфера (в редакторе Word это 6-я пиктограмма, в Excel — 9-я). После этого таблица будет вставлена ​​в текстовый документ.
Списком называть упорядоченный набор данных, имеющих одинаковую структуру. Например, списком является телефонный справочник, в котором приведены фамилии абонентов и номера их телефонов. Каждый элемент списка занимает одну строку, в которой данные распределяются по нескольким полям (столбцам). В программе Excel списки являются специальным видом таблиц, для которых имеются операции их обработки. Списки можно рассматривать как внутренние базы данных, в которых записями являются строки таблицы, а полями — столбики.
В пятой версии программы Excel разработчики из фирмы Microsoft значительно упростили работу со списками. Так называемые автоматические фильтры позволяют отобразить те части списка, которые нужны для выполнения определенной задачи.
С технической точки зрения списки представляют собой обычные таблицы, которым в программе Excel имеются дополнительные операции обработки. Сначала нужно хорошо продумать названия отдельных полей в списке. Например, как полей для списка товаров можно было выбрать следующие: номер артикула, название товара, цену и наличие на складе (запас). Названия полей используются программой Excel для поиска элементов в списке и ее обработки. Эти названия соответствуют названиям столбцов в таблице. В первой строке рабочего листа введите названия отдельных полей списка. Следите за тем, чтобы между ними оставалось свободных полос. Эту строку программа Excel используется в качестве строки заголовков списка. Начиная с следующей строки введите свои данные.
После вызова директивы Form из меню Data открывается диалоговое окно, в котором программа спрашивает, можно ли рассматривать первую строку в виде заголовка списка. Здесь следует ответить утвердительно, щелкнув по кнопке OK.
После этого откроется диалоговое окно для ввода данных, в котором каждому полю списка соответствует поле ввода. Только все поля ввода будут заполнены данными для командной кнопке New, чтобы сделать введен элемент данных в список. Затем можно начать ввод следующего элемента данных и т.д., когда будут введены все элементы списка. В заключение закройте окно щелчком по командной кнопке Close.
После вызова директивы Form из меню Data в диалоговом окне появляется первый элемент списка. Щелкните по командной кнопке Criteria, чтобы в режим поиска. Вид диалогового окна изменится; кнопка Criteria превратится в кнопку Form. Введите значения полей искомого элемента в поля ввода, которые работают в левой части окна.

Оцените статью
Добавить комментарий