Программа MS Excel

Программа MS Excel, являясь лидером на рынке программ обработки электронных таблиц, определяет тенденции развития в этой области. Вплоть до версии 4.0 программа Excel представляла собой фактический стандарт с точки зрения функциональных возможностей и удобства работы. Теперь на рынке появилась версия 5.0, которая содержит много улучшений и приятных неожиданностей.
К значительным достижениям в новой версии программы Excel можно отнести появление трехмерных документов (блокнотов). Установление связей между файлами и таблицами значительно упростилось по сравнению с прежними версиями. Контекстные меню значительно расширены, а дополнительные программные инструменты облегчают решение сложных прикладных задач.
Следует упомянуть о различных помощниках (ассистент), которые помогают пользователю задавать функции и выдают рекомендации, если есть более простой метод решения текущей задачи. В программу Excel встроена удобная подсистема помощи, в любой момент готова выдать необходимую справку.
Описанные до сих пор новшества касаются преимущественно комфорта в работе и быстрого освоения программы. Одно из важнейших функциональных расширений программы, предназначенным для профессионалов, является встроенная в Excel Среда программирования Visual Basic (VBA) для решения прикладных задач. Благодаря VBA фирме Microsoft удалось не только расширить возможности языка макрокоманд Excel 4.0, но и ввести новую уровень прикладного программирования, поскольку VBA позволяет создавать полноценные прикладные пакеты, по своим функциям выходят далеко за рамки обработки электронных таблиц.
Рассмотрим процедуры работы с рабочими документами. С помощью программы Excel можно самые разнообразные документы. Рабочие листы (Sheets) можно использовать для составления таблиц, вычисления статистических оценок, управления базой данных и составления диаграмм. К каждому из этих приложений программа Excel может создать отдельный документ, который хранится на диске в виде файла. Файл может содержать несколько взаимосвязанных рабочих листов, образующих единый трехмерный документ (блокнот, рабочую папку). С помощью трехмерных документов пользователь получает прямой доступ одновременно к нескольким таблицам и диаграммам что повышает эффективность их обработки. Новый документ можно создать также, щелкнув мышью по первой пиктограмме, которая находится в первой (основной) пиктографической панели (первая строка пиктографического меню).
Можно также щелкнуть мышью по второй пиктограмме, находящихся на основной панели. В любом случае откроется диалоговое окно загрузки файла. В этом окне в поле Drives следует отметить диск, а поле Directories выбрать директорию, где находится Ваш файл. Если выбор был сделан правильно, то в левом поле появится список имен файлов, среди которых должен находиться искомый файл. Если щелкнуть по имени этого файла, появится на поле File Name.
При первом сохранении Вашего документа нужно вызвать из меню File директиву Save As… После этого откроется диалоговое окно, в котором нужно указать имя сохраняемого файла, а также диск и директорию, в его надо разместить. Программа Excel по умолчанию предлагает стандартное имя (Book [порядковый номер]), которое пользователь может заменить любой другой. В имени файла нежелательно использовать некоторые символы (например, $ &% () -), хотя и не запрещено.
Предлагаемое по умолчанию программой Excel расширение файла .XLS, изменять не следует. Когда будет сделано все установки, нужно закрыть диалоговое окно щелчком по кнопке OK.
Вызовите директиву Add-Ins… из меню Tools, с помощью которой вызывается встроенный Менеджер расширений. В открывшемся диалоговом окне включите опцию AutoSave, щелкнув по ней мышью, а затем закройте окно, щелкнув по кнопке OK.
После этого снова откройте меню Tools, в котором должен появиться директива AutoSave… Вызовите эту директиву, тогда появится диалоговое окно AutoSave, в котором пользователь может поставить интервал времени между моментами сохранения. С другой стороны, в этом окне можно определить, действительно ли программа выдавать запрос сохранить и нужно автоматически сохранять все документы или только активный документ.
Для создания резервной копии необходимо вызвать директиву Save As… из меню File. В открывшемся диалоговом окне нужно щелкнуть по командной кнопке Options. Появится такое окно, носит название Save Options. В этом окне нужно включить опциональную кнопку Always Create Backup. Теперь при сохранении файла будет автоматически создаваться резервный файл с тем же именем, что и основной, но с расширением .BAK.
Для введения пароля необходимо вызвать директивe Save As из меню File. В открывшемся диалоговом окне следует щелкнуть по командной кнопке Options. Появляется диалоговое окно Save Options. В поле ввода Protection Password: этого окна можно указать свой ​​персональный пароль, тогда при каждом вызове этого файла программа будет требовать пароль. При вводе пароля на экране вместо букв появляются звездочки.
Если записать пароль в поле ввода Write Reservation Password, то перед открытием этого файла появится диалоговое окно, в котором можно задать пароль или щелкнуть по кнопке Read Only. В случае файл можно просматривать, но нельзя записать его на диск под тем же именем.
При первом сохранении файла директивой Save As открывается диалоговое окно Summary Info. В этом окне пользователь может заполнить поля ввода Title:, Subject: и Keywords:. В центре Author по умолчанию указывается информация, полученная программой при инсталляции, но пользователь может записать в нем свое имя. В поле ввода Comments можно поместить соответствующие комментарии.
Трехмерные документы (блокноты, папки) — одно из важнейших нововведений программы Excel версии 5.0, что позволяет значительно упростить и ускорить работу с таблицами и управление рабочими листами. В новой версии рабочие документы могут содержать до 255 таблиц, диаграмм или VBA-программ в одном файле, а принцип работы с ними напоминает обычную работу деловыми блокнотами в каждом офисе. В каждом рабочем блокноте можно поместить всю деловую информацию, касающуюся одной теме, и хранить их в одном файле, что позволяет значительно повысить наглядность рабочих документов.
Это преимущество новых документов особенно проявляется при связывании данных в таблицах. В предыдущей версии программы в случае, когда нужно было использовать результат из какой ячейки другой таблицы, приходилось открывать соответствующий файл и считывать важную информацию. Теперь при установлении информационных связей между таблицами одного документа не нужно ничего открывать, т.

Оцените статью
Добавить комментарий