Практикум по Word. Занятие 10: слияние документов Практическое занятие 10. Работа с текстовым процессором ms word: использование слияния и полей




Название Практикум по Word. Занятие 10: слияние документов Практическое занятие 10. Работа с текстовым процессором ms word: использование слияния и полей
Дата публикации 13.06.2016
Размер 71 Kb.
Тип Документы
edushk.ru > Информатика > Документы



Практикум по Word. Занятие 10: слияние документов

Практическое занятие 10.

Работа с текстовым процессором MS WORD:
использование слияния и полей



Цель работы:

  1. Освоение способов слияния документов

  2. Использование в документе полей Word.

Основные понятия:
слияние документов, источник данных, сортировка и фильтрация.

1. Слияние документов в Word

Слияние документов – операция, позволяющая включить в основной документ информацию из другого источника (базы данных, таблицы).

Для выполнения операции слияния необходимо иметь:

  • основной документ, содержащий постоянную информацию, а также поля, в которые при слиянии помещаются переменные данные;

  • источник данных, содержащий переменные данные.






С помощью слияния подготавливают рассылки, почтовые конверты, письма, каталоги и т.п. документы, в которых можно выделить постоянную и переменную часть.

Источником данных может служить:

- базы данных (например, Access);

- электронные таблицы (например, Excel);

- документы Word;

- текстовые файлы и другие.

В любом случае, источник данных должен включать строку заголовка, с наименованиями каждого поля, и набор однотипных записей, например:


Фамилия

Имя

Отчество

Город

Улица

Дом-квартира

Иванов

Иван

Иванович

Иваново

Ивановская

5-46

Петров

Петр

Петрович

Петропавловск

Питерская

12-129

Васильев

Василий

Васильевич

Тула

Ф.Энгельса

4-415


Для слияния документов необходимо выполнить следующие шаги:

  • создать или открыть основной документ;

  • создать или открыть источник данных;

  • вставить в основной документ поля слияния, которые будут заменяться значениями полей каждой записи базы данных;

  • объединить документы.

Слияние документов производится с помощью команд Сервис – Слияние … (Сервис - Письма и рассылки – Мастер слияние) и с помощью кнопок панели инструментов Слияние:


2. Задания

2.1. Подготовить рассылку извещений следующего содержания:

г Город Улица д. Дом Квартира
Уважаемый Имя Отчество Фамилия !

Напоминаем, что до начала экзаменационной сессии

группы Индекс группы специальности Наименование специальности

осталось меньше двух месяцев.

С уважением ТФ РМАТ.
Выделены поля, которые в каждом письме должны быть заменены значениями из источника данных.

В процессе создания рассылки следует обратить внимание на средства сортировки и отбора (фильтрации) записей источника данных.
2.2. Порядок выполнения задания:

2.2.1. Проверьте, что сброшен режим показа кодов полей: команда меню Сервис – Параметры, на вкладке Вид в разделе Показывать должен быть удален флажок Коды полей.

2.2.2.Создайте новый документ Word, содержащий таблицу с полями:

Фамилия

Имя

Отчество

Город

Улица

Дом-квартира

Индекс_группы

Специальность

Иванов

Иван

Иванович

Иваново

Ивановская

5-46

080104

Маркетинг

















































В таблице должно быть не менее 5 записей, специальности и индексы групп должны различаться.

Сохраните документ в своей папке, как Источник-1.doc и закройте его.

2.2.3. Создайте новый документ Word, содержащий заготовку извещения, сохраните его как Извещение1.doc.

2.2.4. Активизируйте панель Слияние.

Кнопкой Настройка главного документа задайте тип документа - Письма.

Кнопкой Открыть источник данных вызовите диалог выбора источника, найдите и откройте Источник-1.doc.

С помощью кнопки Вставить поля слияния вставьте в основной документ необходимые поля слияния.

Кнопкой Поля/Данные переключите отображение полей на отображение значений и обратно.

В режиме отображения данных изучите действие кнопок навигации: Первая запись \ Последняя запись, Предыдущая запись \ следующая запись, Поиск элемента

2.2.5. Кнопкой Слияние в новый документ создайте объединенный документ, просмотрите созданные письма и сохраните файл рассылки под именем Результат1.doc.

Обратите внимание, что каждое письмо создается на отдельной странице.

2.3. Создайте новый документ Word. Создайте новую рассылку с помощью команды меню Сервис – Письма и рассылки – Мастер слияния (Сервис – Слияние) и повторите формирование рассылки, создавая и сохраняя основной документ (Извещение2.doc) и источник данных (Источник-2.doc) в процессе слияния и сохраните документ с рассылкой под именем Результат2.doc.

Указание. Источник формируется как список получателей удалением и добавлением необходимых полей.

2.4. Изучите возможности для сортировки и фильтрации писем (Кнопка Получатели панели Слияние или команда Изменить список (Отбор записей) на шаге просмотра писем). Повторите создание рассылки, включив в нее записи только для одной специальности (используйте фильтр по полю «Специальность») и сохраните документ с рассылкой под именем Результат3.doc.
^ 3. Вставка полей Word в результирующий документ

Список «Добавить поле Word» на панели «Слияние» позволяет включать в результирующий документ поля Word. Например, поле Mergerec включает в результирующий документ номер записи базы данных; поле If … Then … Else позволяет включать в документ переменную информацию на основании оценки значения других полей источника.
^ 4. Дополнительное задание

Повторите создание рассылки, включив в текст извещения

- номер записи в базе данных;

- ремарку «Туляк» или «Иногородний», в зависимости от значения поля «Город».

Сохраните документ с рассылкой под именем Результат4.doc.

^ 5. Контрольные вопросы

1. Что такое слияние документов? Как оно выполняется?

2.
Как получить результирующий документ, отсортированный по фамилиям получателей? Можно ли получить такой результат, не изменяя источник?

3. Как получить рассылку, адресованную только отдельным корреспондентам из общей базы данных?

4. Для чего можно использовать поле Word “If… Then… Else… “ при слиянии документов?

5. Как производится переключение между режимом просмотра кода полей и режимом просмотра их значений?
^ 6. Материал к следующему занятию

Набор формул; создание списка иллюстраций, перекрестных ссылок; использование элементов автозамены и автотекста.

[I – 207-209; 287-290; 245-256; 335-339] [II – 157-160]


  1. Дополнение. Некоторые отличия интерфейса программы Word-2007 от интерфейса программы Word-2003

    1. Для слияния документов могут использоваться команды вкладки Рассылки.

    2. Слияние можно также выполнить с помощью области задач Слияние, которая позволяет шаг за шагом осуществить весь процесс. Чтобы воспользоваться областью задач, в группе Начать слияние на вкладке Рассылки выберите пункт Начать слияние, а затем пункт Пошаговый мастер слияния






www.alural.narod.ru/inform/intro.htm Александр Ю. Алексеев

Добавить документ в свой блог или на сайт

Похожие:

Практикум по Word. Занятие 10: слияние документов Практическое занятие 10. Работа с текстовым процессором ms word: использование слияния и полей icon Практикум по Word. Занятие 9: таблицы Практическое занятие Работа...
Освоение способов создания, оформления таблиц и выполнения вычислений в таблицах
Практикум по Word. Занятие 10: слияние документов Практическое занятие 10. Работа с текстовым процессором ms word: использование слияния и полей icon Практикум по Word. Занятие 12: шаблоны Практическое занятие 12. Работа...
Шаблон это набор параметров форматирования, который доступен при создании нового документа. Стандартные шаблоны содержат также элементы...
Практикум по Word. Занятие 10: слияние документов Практическое занятие 10. Работа с текстовым процессором ms word: использование слияния и полей icon Практикум по Word. Занятие 13: работа с большими документами Практическое...
Испр в строке состояния. Контекстное меню, вызываемое щелчком по индикатору испр, позволяет включить панель инструментов «Рецензирование»,...
Практикум по Word. Занятие 10: слияние документов Практическое занятие 10. Работа с текстовым процессором ms word: использование слияния и полей icon Практикум по Word. Занятие 5: ввод и редактирование текста Практическое...
Получение практических навыков по настройке программы и созданию и редактированию текстовых документов
Практикум по Word. Занятие 10: слияние документов Практическое занятие 10. Работа с текстовым процессором ms word: использование слияния и полей icon Практикум по Excel Занятие 7 Решение задач прикладной информатики...
Необходимо минимизировать транспортные расходы по доставке туристов, прибывающих различными видами транспорта, в пять гостиниц, расположенных...
Практикум по Word. Занятие 10: слияние документов Практическое занятие 10. Работа с текстовым процессором ms word: использование слияния и полей icon Организационно-распорядительная деятельность руководителя оу 3 Нормативно-методические...
Использование Microsoft Word хр для создания организационно-распорядительных документов (орд)
Практикум по Word. Занятие 10: слияние документов Практическое занятие 10. Работа с текстовым процессором ms word: использование слияния и полей icon Инструментами рецензирования текстового редактора Word
Текстовый редактор Microsoft Word — не только отличный инструмент для набора и форматирования текста, но и удобнейшее средство его...
Практикум по Word. Занятие 10: слияние документов Практическое занятие 10. Работа с текстовым процессором ms word: использование слияния и полей icon Отчёт по лабораторной работе №2 «Текстовый редактор word часть Основы» по курсу «Информатика»
Текстовые редакторы предназначены для работы с текстом. Среди многих текстовых редакторов, получивших большую признательность пользователей,...
Практикум по Word. Занятие 10: слияние документов Практическое занятие 10. Работа с текстовым процессором ms word: использование слияния и полей icon Отчёт по лабораторной работе №3 «Microsoft Office. Текстовый редактор...
Независимо от этого текстовые редакторы обычно обеспечивают следующие основные процедуры подготовки текста: ввод и редактирование...
Практикум по Word. Занятие 10: слияние документов Практическое занятие 10. Работа с текстовым процессором ms word: использование слияния и полей icon Ответы на трудные вопросы будьте объективны опирайтесь на факты
Веб-панели Microsoft Word, выключите схему документа (разделение окна word на две части) если она появится при Ваших программных...
Вы можете разместить ссылку на наш сайт:
Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
edushk.ru
Главная страница